Informatieve Versie – Referentietaal: Frans
Dit document is een hoffelijkheidsvertaling van het Privacybeleid van DS Solutions SRL, uitsluitend verstrekt voor het gemak en het leescomfort van de gebruiker. Enkel de originele Franse versie heeft bindende juridische waarde en bindt de partijen. In geval van enige tegenstrijdigheid, geschil of dubbelzinnigheid bij de interpretatie tussen deze vertaling en de Franse versie, zal uitsluitend de Franse versie prevaleren.
1. PREAMBULE
Dit Privacybeleid (het "Beleid") beschrijft de voorwaarden waaronder DS Solutions SRL (hierna de "Verwerkingsverantwoordelijke", "DS Solutions", "wij" of "onze") persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart, beveiligt en verwerkt in het kader van het aanbieden van het Mellio SaaS-platform (de "Diensten").
De bescherming van persoonsgegevens is een prioriteit voor DS Solutions.
Wij verbinden ons ertoe persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met:
- Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (AVG/GDPR);
- de toepasselijke Belgische wetgeving;
- evenals de aanbevelingen van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).
Dit Beleid maakt integraal deel uit van onze contractuele omgeving, maar vervangt niet de SaaS-Overeenkomst noch de Verwerkersovereenkomst (DPA), die de verwerkingen regelen die worden uitgevoerd namens onze professionele Klanten.
2. TOEPASSINGSGEBIED
Dit Beleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens uitgevoerd door DS Solutions wanneer deze optreedt in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke, met name betreffende:
- de bezoekers van de website;
- de prospects;
- de klant-agentschappen;
- hun vertegenwoordigers;
- de beheerdersgebruikers van het platform;
- de personen die contact opnemen met onze support.
Daarentegen, wanneer de gegevens in het platform worden verwerkt namens een Agentschap (bijvoorbeeld de gegevens met betrekking tot handelaars, eindklanten, loyaliteitskaarten of loyaliteitsprogramma's), treedt DS Solutions voornamelijk op in de hoedanigheid van Verwerker in de zin van artikel 28 van de AVG.
Deze verwerkingen worden geregeld door de Verwerkersovereenkomst (DPA) gesloten met elk Agentschap.
3. DEFINITIES
Voor de toepassing van dit Beleid:
-
Agentschap
De professionele klant die een abonnement op de Diensten heeft afgesloten.
-
Handelaar
De klant van het Agentschap die een subaccount van het platform gebruikt.
-
Gebruiker
Elke natuurlijke persoon die de Diensten gebruikt.
-
Persoonsgegevens
Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
-
Verwerking
Elke bewerking uitgevoerd op persoonsgegevens (verzameling, raadpleging, bewaring, wijziging, verwijdering, enz.).
-
AVG
De Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad.
4. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
De Verwerkingsverantwoordelijke is:
DS Solutions SRL
Maatschappelijke zetel: [aan te vullen]
België
KBO: [aan te vullen]
E-mail: privacy@...
Website: https://...
Voor alle vragen over de verwerking van persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via dit adres.
Indien er later een Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) wordt aangesteld, zullen diens contactgegevens op onze website worden gepubliceerd.
5. WANNEER ZIJN WIJ VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE?
DS Solutions treedt op als Verwerkingsverantwoordelijke, met name voor:
- de aanmaak van Agentschap-accounts;
- het beheer van abonnementen;
- de facturatie;
- de boekhouding;
- het beheer van betalingen;
- het beheer van prospects;
- de aanvragen voor een demonstratie;
- de aanvragen gericht aan de support;
- de beveiliging van het platform;
- de technische logboeken;
- de wettelijke verplichtingen.
In deze situaties bepaalt DS Solutions zelf de doeleinden en middelen van de verwerkingen.
6. WANNEER TREDEN WIJ OP ALS VERWERKER?
Wanneer Agentschappen Mellio gebruiken om hun eigen handelaars en de eindgebruikers van hun loyaliteitsprogramma's te beheren, treedt DS Solutions voornamelijk op als Verwerker.
Dit betreft met name:
- de gegevens van de handelaars;
- de gegevens van de klanten van de handelaars;
- de digitale loyaliteitskaarten;
- de puntengeschiedenis;
- de beloningen;
- de loyaliteitscampagnes;
- de informatie geïmporteerd door het Agentschap.
In deze verwerkingen:
- blijft het Agentschap de Verwerkingsverantwoordelijke;
- treedt DS Solutions uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van het Agentschap op, in overeenstemming met de DPA.
DS Solutions gebruikt deze gegevens nooit voor haar eigen commerciële doeleinden.
7. ONZE VERWERKINGSPRINCIPES
DS Solutions past de volgende principes toe op al haar verwerkingen: rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie, minimale gegevensverwerking, juistheid, opslagbeperking, integriteit, vertrouwelijkheid en verantwoordingsplicht ("accountability").
Wij verzamelen alleen de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden.
8. CATEGORIEËN VAN VERZAMELDE GEGEVENS
Afhankelijk van de gebruikte Diensten kunnen wij de volgende categorieën van gegevens verwerken.
8.1 Identificatiegegevens
- naam;
- voornaam;
- functie;
- bedrijf;
- ondernemingsnummer;
- btw-nummer;
- professionele contactgegevens.
8.2 Contactgegevens
- professioneel e-mailadres;
- telefoonnummer;
- professioneel postadres.
8.3 Contractuele gegevens
- abonnement;
- bestelgeschiedenis;
- offertes;
- contracten;
- facturen;
- betalingen.
8.4 Verbindingsgegevens
Wij registreren met name:
- IP-adres;
- datum en tijd van verbinding;
- browser;
- besturingssysteem;
- gebruikersidentificatie;
- beveiligingslogboeken;
- beheerderslogboeken;
- technische informatie die nodig is voor de beveiliging van de Diensten.
Deze informatie wordt voornamelijk gebruikt om:
- de veiligheid te waarborgen;
- fraude te detecteren;
- incidenten te analyseren;
- de stabiliteit van de Diensten te garanderen.
8.5 Supportgegevens
Wanneer u contact opneemt met onze support, kunnen wij het volgende bewaren:
- de uitwisseling van e-mails;
- de verzonden screenshots;
- de diagnosebestanden;
- de informatie die nodig is om uw verzoek op te lossen.
8.6 Betalingsgegevens
De betalingen worden verwerkt door onze gespecialiseerde dienstverlener.
DS Solutions bewaart nooit de volledige nummers van bankkaarten.
Wij bewaren enkel de noodzakelijke informatie:
- status van de betaling;
- transactiereferentie;
- facturatiegeschiedenis.
8.7 Technische gegevens
Afhankelijk van de gebruikte functionaliteiten:
- technische identificatoren;
- configuratie-instellingen;
- activiteitenlogboeken;
- gebruikersvoorkeuren.
9. GEGEVENS DIE WIJ NIET VERZAMELEN
DS Solutions verzamelt niet opzettelijk:
- enige gevoelige gegevens in de zin van artikel 9 van de AVG;
- enige biometrische gegevens;
- enige gezondheidsgegevens;
- enige gegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen.
De Diensten zijn uitsluitend bestemd voor professionals.
Zij zijn niet ontworpen om gebruikt te worden door minderjarigen jonger dan 18 jaar.
10. DOELEINDEN VAN DE VERWERKINGEN
DS Solutions verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.
De belangrijkste nagestreefde doeleinden zijn de volgende:
| Doeleinde |
Rechtsgrond |
| Aanmaak en beheer van accounts |
Uitvoering van de overeenkomst |
| Levering van de SaaS-Diensten |
Uitvoering van de overeenkomst |
| Beheer van abonnementen |
Uitvoering van de overeenkomst |
| Beheer van betalingen |
Uitvoering van de overeenkomst |
| Beheer van facturatie |
Wettelijke verplichting |
| Technische support |
Uitvoering van de overeenkomst |
| Beveiliging van het platform |
Gerechtvaardigd belang |
| Detectie van fraude |
Gerechtvaardigd belang |
| Loggen van toegangen |
Gerechtvaardigd belang |
| Back-ups |
Gerechtvaardigd belang |
| Naleving van boekhoudkundige verplichtingen |
Wettelijke verplichting |
| Beheer van contactaanvragen |
Precontractuele maatregelen |
| Antwoord aan bevoegde autoriteiten |
Wettelijke verplichting |
| Verdediging van onze rechten in rechte |
Gerechtvaardigd belang |
Wij verwerken persoonsgegevens nooit voor een doeleinde dat onverenigbaar is met de hierboven beschreven doeleinden.
11. RECHTSGRONDEN
Conform artikel 6 van de AVG berusten de verwerkingen op een of meer van de volgende rechtsgronden.
11.1 Uitvoering van de overeenkomst
Het merendeel van de verwerkingen is noodzakelijk om:
- de Klantaccount aan te maken;
- de Diensten te leveren;
- de support te verzekeren;
- de betalingen te beheren;
- het abonnement te beheren.
Zonder deze verwerkingen zouden de Diensten niet kunnen worden geleverd.
11.2 Wettelijke verplichtingen
Bepaalde gegevens worden bewaard om met name te voldoen:
- aan boekhoudkundige verplichtingen;
- aan fiscale verplichtingen;
- aan verplichtingen opgelegd door de overheid.
11.3 Gerechtvaardigd belang
DS Solutions streeft verschillende gerechtvaardigde belangen na, waaronder:
- de veiligheid van de Diensten beschermen;
- fraude voorkomen;
- de stabiliteit van het platform verzekeren;
- computeraanvallen detecteren;
- de prestaties verbeteren;
- de continuïteit van de Diensten verzekeren;
- haar rechten in rechte verdedigen.
Wanneer deze rechtsgrond wordt gebruikt, waken wij erover de rechten en vrijheden van de betrokkenen te vrijwaren.
11.4 Toestemming
Wanneer toestemming vereist is door de regelgeving, met name voor bepaalde niet-essentiële cookies of bepaalde marketingcommunicatie, wordt deze vooraf verzameld.
De toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken.
12. ONTVANGERS VAN DE GEGEVENS
De persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor personen die deze nodig hebben voor de uitoefening van hun functie.
Het kan met name gaan om:
- de geautoriseerde medewerkers van DS Solutions;
- de verwerkers die namens ons handelen;
- de openbare autoriteiten wanneer de wet dit voorschrijft;
- de juridische of boekhoudkundige adviseurs in het kader van hun opdrachten.
Wij verkopen, verhuren of commercialiseren persoonsgegevens nooit.
13. VERWERKERS
Om de werking van de Diensten te verzekeren, doet DS Solutions een beroep op verschillende gespecialiseerde verwerkers.
Op de datum van publicatie van dit Beleid, zijn de belangrijkste verwerkers de volgende:
| Verwerker |
Hoofddoeleinde |
| Clever Cloud |
Hosting van het platform |
| Mollie |
Verwerking van betalingen |
| Brevo |
Verzenden van transactionele e-mails |
| Google reCAPTCHA |
Bescherming tegen geautomatiseerd misbruik |
| Apple Wallet |
Genereren en beheren van Wallet-kaarten |
| Google Wallet |
Genereren en beheren van Wallet-kaarten |
Deze lijst kan evolueren om rekening te houden met de evolutie van de Diensten.
Elke nieuwe verwerker wordt geselecteerd met het niveau van zorgvuldigheid dat redelijkerwijs verwacht mag worden van een professionele dienstverlener.
Wanneer dit vereist is door de AVG, wordt een overeenkomst conform artikel 28 gesloten met elk van hen.
14. INTERNATIONALE DOORGIFTEN
De belangrijkste productie-infrastructuren worden gehost binnen de Europese Unie.
Sommige van onze verwerkers kunnen echter genoodzaakt zijn verwerkingen uit te voeren die een doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte met zich meebrengen.
Wanneer dergelijke doorgiften plaatsvinden, ziet DS Solutions erop toe dat zij berusten op een van de mechanismen voorzien door hoofdstuk V van de AVG, met name:
- een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
- de Modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses);
- elke andere passende waarborg voorzien door de AVG.
Wij zorgen ervoor dat deze doorgiften een niveau van bescherming bieden dat in wezen gelijkwaardig is aan dat wat gegarandeerd wordt binnen de Europese Unie.
15. BEVEILIGINGSMAATREGELEN
DS Solutions implementeert technische en organisatorische maatregelen bedoeld om de persoonsgegevens te beschermen tegen:
- toevallige of onrechtmatige vernietiging;
- verlies;
- wijziging;
- ongeoorloofde openbaarmaking;
- ongeoorloofde toegang.
Deze maatregelen omvatten met name:
- versleuteling van de communicatie via HTTPS en TLS 1.3;
- versleuteling van de opslagvolumes door AES-256 (LUKS2) of gelijkwaardige technologie;
- authenticatie van de gebruikers;
- toegangscontrole volgens het principe van de minste privileges;
- loggen van beheerderstoegangen;
- dagelijkse back-ups;
- monitoring van de infrastructuren;
- regelmatige updates van de softwarecomponenten;
- beperking van de toegang tot uitsluitend geautoriseerde personen.
De beveiligingsmaatregelen worden regelmatig geëvalueerd om rekening te houden met de evolutie van de risico's en de stand van de techniek.
16. VERTROUWELIJKHEID
De medewerkers van DS Solutions, evenals de personen die geautoriseerd zijn om toegang te krijgen tot de persoonsgegevens, zijn onderworpen aan een vertrouwelijkheidsverplichting.
De toegang tot de gegevens is beperkt tot uitsluitend de personen wier functies een dergelijke toegang vereisen.
De verwerkers waarop wij een beroep doen, zijn eveneens onderworpen aan contractuele vertrouwelijkheidsverplichtingen.
17. DATALEKKEN
In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen, implementeert DS Solutions de procedures voorzien in de AVG.
Wanneer DS Solutions optreedt als Verwerkingsverantwoordelijke, stelt zij, indien van toepassing, in kennis:
- de bevoegde Gegevensbeschermingsautoriteit binnen de wettelijke termijnen;
- de betrokkenen wanneer de regelgeving dit vereist.
Wanneer DS Solutions optreedt in de hoedanigheid van Verwerker, informeert zij de Verwerkingsverantwoordelijke zo snel mogelijk nadat zij kennis heeft genomen van de inbreuk, teneinde deze in staat te stellen aan diens eigen wettelijke verplichtingen te voldoen.
18. GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING
DS Solutions neemt geen besluiten waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking in de zin van artikel 22 van de AVG.
19. BEWAARTERMIJN VAN DE GEGEVENS
DS Solutions bewaart de persoonsgegevens uitsluitend gedurende de periode die nodig is voor de verwezenlijking van de nagestreefde doeleinden en om te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen.
De belangrijkste bewaartermijnen zijn de volgende:
| Categorie |
Duur |
| Agentschap-account |
Gedurende de gehele looptijd van het contract |
| Facturatiegegevens |
7 jaar (Belgische wettelijke verplichting) |
| Betalingen |
7 jaar |
| Contracten en offertes |
10 jaar na het einde van de contractuele relatie |
| Supporttickets |
3 jaar na hun sluiting |
| Technische logboeken (logs) |
Maximaal 12 maanden, tenzij beveiligingsnoodzaak of wettelijke verplichting |
| Back-ups |
Rotatie van maximaal 30 dagen, tenzij uitzonderlijke technische noodzaak |
| Gegevens van prospects |
3 jaar na het laatste contact, tenzij bezwaar of verzoek tot verwijdering |
Wanneer de wettelijke termijnen verstrijken, worden de gegevens op veilige wijze verwijderd of geanonimiseerd.
20. EINDE VAN HET CONTRACT
Aan het einde van de contractuele relatie:
- worden de accounts gedeactiveerd in overeenstemming met de SaaS-Overeenkomst;
- worden de gegevens bewaard gedurende de contractuele reversibiliteitsperiode (30 dagen), om de Klant in staat te stellen de migratie of verwijdering van zijn gegevens te organiseren;
- na afloop van deze termijn worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd, behalve wanneer bewaring wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor de verdediging van de rechten van DS Solutions.
De modaliteiten van toepassing op de gegevens die worden verwerkt namens de Agentschappen worden gedetailleerd beschreven in de Verwerkersovereenkomst (DPA).
21. UW RECHTEN
Conform de AVG, beschikt u over de volgende rechten.
21.1 Recht op inzage
Bevestiging verkrijgen dat persoonsgegevens die u betreffen worden verwerkt, evenals een kopie daarvan.
21.2 Recht op rectificatie
Laten corrigeren van onjuiste of onvolledige gegevens.
21.3 Recht op gegevenswissing
Wissing van uw gegevens verkrijgen wanneer aan de voorwaarden van de AVG is voldaan.
Dit recht is echter niet absoluut en kan worden beperkt door wettelijke of contractuele verplichtingen.
21.4 Recht op beperking van de verwerking
De tijdelijke opschorting van bepaalde verwerkingen vragen in de gevallen voorzien door de regelgeving.
21.5 Recht van bezwaar
U verzetten tegen bepaalde verwerkingen gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang.
Wij zullen elk verzoek onderzoeken in overeenstemming met de AVG.
21.6 Recht op overdraagbaarheid
De gegevens die u ons hebt verstrekt ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, wanneer aan de voorwaarden van de AVG is voldaan.
21.7 Intrekken van de toestemming
Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kan deze te allen tijde worden ingetrokken.
Deze intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerkingen die voor deze intrekking hebben plaatsgevonden.
22. UITOEFENING VAN UW RECHTEN
Verzoeken tot uitoefening van uw rechten kunnen worden gericht aan:
DS Solutions SRL
E-mail: privacy@...
Om persoonsgegevens te beschermen, kan DS Solutions aanvullende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs nodig is om de identiteit van de aanvrager te verifiëren.
Er wordt geen systematische kopie van een identiteitsbewijs vereist.
De verzoeken worden behandeld binnen de door de AVG voorziene termijnen.
23. KLACHT
Als u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde autoriteit.
In België:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Wij nodigen u echter uit om vooraf contact met ons op te nemen om een minnelijke oplossing te zoeken.
24. COOKIES EN VERGELIJKBARE TECHNOLOGIEËN
De website en het platform kunnen cookies of vergelijkbare technologieën gebruiken om onder andere:
- de technische werking van de Diensten te verzekeren;
- de formulieren te beveiligen (Google reCAPTCHA);
- gebruikerssessies in stand te houden;
- bepaalde voorkeuren te onthouden.
De verwerkingen met betrekking tot cookies worden beschreven in ons , beschikbaar op onze website.
Wanneer de regelgeving dit voorschrijft, wordt uw toestemming verzameld voorafgaand aan het plaatsen van niet-essentiële cookies.
25. BEVEILIGING VAN ACCOUNTS
Elke gebruiker is verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid van zijn inloggegevens.
Het vrijwillig delen van een gebruikersaccount wordt afgeraden en kan leiden tot aansprakelijkheid van de Klant.
Elk vermoeden van frauduleus gebruik moet onmiddellijk aan DS Solutions worden gemeld.
26. WIJZIGING VAN DIT BELEID
DS Solutions kan dit Beleid wijzigen om onder andere:
- rekening te houden met wettelijke ontwikkelingen;
- nieuwe Diensten te integreren;
- de evolutie van haar verwerkingen weer te geven;
- haar naleving te verbeteren.
De toepasselijke versie is de versie die op onze website is gepubliceerd op de datum van raadpleging.
In geval van een substantiële wijziging, zullen de betrokken Klanten via een passend middel worden geïnformeerd.
27. TOEPASSELIJK RECHT
Dit Beleid wordt beheerst door het Belgisch recht.
Elk geschil met betrekking tot de interpretatie of de uitvoering ervan valt onder de bevoegdheid van de Belgische rechtbanken, behoudens de dwingende regels die van toepassing zijn op het gebied van gegevensbescherming.